オフ会・イベントのチケット販売と参加管理 — 当日現金の集金をやめる

オフ会の参加費、当日の現金集金になっていませんか

コミュニティが育ってくると、オフ会やイベントをやりたくなります。そして幹事役には、毎回同じ悩みがやってきます。

• 参加表明がトークやスレッドで流れて、最終的な人数が固まらない
• 参加費が当日の現金集金で、お釣りと未収の管理が発生する
• 「とりあえず参加で」の人が直前に消えて、お店の予約数が狂う

オフ会の受付を会員限定のチケット販売にすると、この3つがまとめて解決します。支払いが先に済むので人数が確定し、当日は集金ゼロで乾杯から始められます。

全体像 — 会員限定の券種と定員で「先着◯名」をつくる

1. イベントを作る — 日時・会場（詳細住所は伏せてもOK）
2. 会員限定の券種を作る — 価格・定員で「先着◯名」が自動管理に
3. 告知して販売 — 会員はオンライン決済で申し込み、人数は自動で確定

チケット機能の基本は「イベントチケットを販売する」をご覧ください。

実際の設定手順

画面はデモ用コミュニティの例です。

1. 会員限定の券種をつくる

券種を「会員限定」にすると、会員だけが購入できるオフ会になります。定員を入れれば先着管理は自動です。説明欄に「会場は参加者にお知らせします」と書いておけば、詳細住所を公開せずに募集できます。

「会員は3,000円・ビジター4,000円」のように、だれでも買える券種と並べて内外価格差をつける形もできます。

2. リモートオフ会は開催方法に「オンライン」を含める

オンライン開催の交流会は、イベントの開催方法を「オンライン」（配信だけ）か「会場＋オンライン」（会場とオンラインの両方）にします。するとオンライン配信URLの欄が出るので、ZoomやMeetのURLを入れます。URLは購入者にだけ開示され、公開ページには表示されません。URLの流出を気にせず募集できます。

券種の種別も、この開催方法に合わせて「会場」「配信」「会場＋配信」から選べるようになります（会場だけの開催なら「会場」しか出ません）。会場とオンラインを併催するなら、来場者向けの「会場」券とリモート参加者向けの「配信」券を並べるのが基本形です。両方が付く「会場＋配信」にすれば、「行けたら会場、無理ならオンラインで」という参加のしかたも1枚でまかなえます。ただし視聴はアカウント単位なので、配信が付く券種は1人1枚までです（会場だけの券種は同じ券種を1人10枚まで買えます）。

3. 公開ページで募集し、参加者を把握する

公開すると、イベントページがそのまま募集ページになります。限定券種には表示が付き、対象外の人は購入できません。誰が参加するかは管理画面の購入者一覧で確認でき、人数の多いイベントならQRコードの入場受付も使えます（「当日のもぎり（QR入場）」参照）。

よくある質問

Q. 参加費の当日集金をやめられますか？

やめられます。チケットを前売にすれば支払いはオンラインで完結し、当日はお釣りの準備も集金の記録も不要です。事前に支払いが済んでいると「とりあえず参加表明だけ」が減り、直前キャンセルの抑止にもなります。

Q. 会場の住所を一般公開したくないのですが。

イベントの公開ページは誰でも見られるため、会場欄はエリアや最寄駅までにして、詳細な住所は参加者への連絡で伝える運用がおすすめです。オンライン開催の場合は、URLは購入者にだけ開示され、公開ページには表示されません。

Q. 参加人数はどう把握しますか？

券種ごとに定員を設定でき、販売数は自動で管理されるので「残り何席か」が常にわかります。誰が参加するかは購入者一覧で確認でき、大人数のイベントではQRコードでの入場受付も使えます。

次のオフ会から、幹事の仕事を半分にする

イベントと券種をつくって、トークルームにURLを貼るだけで募集は始まります。コミュニティの開設は無料で、開設ページから数分で始められます。コミュニティ自体の立ち上げは「会費制コミュニティの立ち上げ手順」をご覧ください。