ファイルを配布する（アップロードから受け取りまで）
ファイルは、PDF・zip・動画・音声・画像などを非公開で保管し、特定の相手にだけ配布できる機能です。資料・教材・特典データなどを、受け取った本人だけが開ける形で渡せます。この記事では、ファイルの登録、配布のしかた、そして会員が受け取ったファイルを見る流れを説明します。
1. ファイルを登録する
左メニューの「ファイル」を開き、右上の「ファイルを追加」を押します。ファイルを選び、名前・説明・展開方法を設定して「追加する」を押します。
- ファイル：PDF・zip・mp4・mp3・画像などを200MBまで登録できます。ファイルは非公開で保管され、配布した相手だけがアクセスできます。アップロードした容量はコミュニティのストレージ使用量に加算されます（プランごとの上限はヘルプ記事「プランと使用量を確認する」を参照）。
- 名前：配布先にも表示される名前です（200文字まで）。受け取った方がダウンロードしたときのファイル名にも、この名前が使われます（拡張子は自動で付きます）。アップロードした元のファイル名は使われないので、相手の手元で分かりやすい名前を付けておいてください。
- 説明：管理用のメモです。配布先には表示されません。
- 展開方法：「ダウンロードのみ」「閲覧・再生のみ」「両方」から選べます（拡張子から既定値を提案します。あとから変更できます）。
2. ファイルの内容を確認する
登録すると編集画面が開きます。「内容」タブでは、管理用のプレビュー（画像・動画・音声はその場で確認、PDF・zipはダウンロード）や、名前・説明・展開方法の変更ができます。ファイル本体の差し替えはできないので、差し替えたいときは新しく追加します。
3. ファイルを配布する
ファイルは、渡したい相手にだけ配布します。配布方法は3つあります。
- 手動で付与：ファイルの「付与状況」タブで顧客を選び、「付与する」を押すと、その人専用の受け取りURLが発行されます。期限（無期限〜365日）も設定できます。
- ワークフロー：ワークフローのアクション「ファイルを渡す」で、条件に合った人へ自動配布できます（メールまたはLINEで送付）。たとえば「フォーム回答があったら資料を渡す」のような自動化ができます（詳しくはヘルプ記事「ワークフローで自動化する」をご覧ください）。
- フォーム：フォームの送信をきっかけに、ワークフロー経由で配布できます。
下は「付与状況」タブで手動付与した例です。付与した相手・経路（手動付与／ワークフロー／フォーム）・期限・状態が一覧でき、受け取りURLのコピーや失効もできます。
相手に届くメール：付与すると、件名「ファイルのお受け取り: （ファイル名）」、本文「◯◯ 様 ／ 下記のリンクからファイルをお受け取りください。／ ファイル名 ／ 受け取りURL」というメールが自動で送られます。ワークフローの「ファイルを渡す」では、この件名と本文を書き換えられます（差し込みでお名前・ファイル名・受け取りURLを入れられます）。手動で付与したときは上の定型文で送られます。
受け取りURLが載るだけで、ファイル自体はメールに添付されません。容量の大きい教材や動画でも送れるのはこのためです。メールアドレスが分からない顧客には送信できません（会員の方はご登録のアドレス宛に届きます）。この場合も付与そのものは成立するので、「付与状況」タブから受け取りURLをコピーして、別の方法でお渡しください。
4. 会員が受け取ったファイルを見る
配布された会員は、発行された受け取りURLからファイルを開けます。あわせて、会員のマイページ「受け取ったファイル」にも一覧が表示されます。
ここで期限切れと失効はふるまいが違います。期限が過ぎただけのファイルはマイページには残り、会員はログインしていればいつでも開き直せます。期限切れの受け取りURLも、その会員本人がログインしていれば開けます（付与した相手とログイン中のメールアドレスが一致することが条件です）。いっぽう「付与状況」タブで失効にしたファイルは、マイページの一覧から消え、受け取りURLもログインしていても開けません。渡すのをやめたいときは失効、URLの寿命だけを切りたいときは期限、と使い分けてください。
受け取りURLには推測できないランダムな文字列（32文字）と署名が入っています。数字を変えて他の人のファイルを開いたり、URLを当てて開いたりはできません。気をつけるのは、URLをそのまま他の人に転送されることだけです。心配なときは期限を短くするか、渡したあとに失効してください。
マイページを使えるのはコミュニティに参加している会員だけです。まだ会員になっていない見込み客（フォームに答えただけの方など）は、受け取りURLだけが窓口になります。URLの期限が切れて「開けない」と言われたときは、「付与状況」タブから再送してください（期限が切れていた付与は、再送の操作で期限が延びて同じURLがまた使えるようになります）。
ログイン中の会員は、受け取りリンクの有効期限が切れた後でも、このマイページからいつでも開き直せます。運営者が付与を「失効」した場合は、以後アクセスできなくなります。
購入をきっかけに配ったファイルは、全額返金すると自動で受け取れなくなります。ワークフローで「商品が購入されたら資料を渡す」のように組んでいる場合、その注文を全額返金すると、渡したファイルの受け取りも止まります（受け取りURLも開けなくなります）。一部返金では止まりませんし、手動で付与したぶんは、同じ方の別の注文を返金しても残ります（購入と結び付いていない付与だからです）。返金したのに資料だけ残る、という食い違いを防ぐための動きです。
「失効」と「ファイルの削除」は別物です。失効はその人ぶんの受け取りだけを止める操作で、ほかの方は引き続き開けます。いっぽう編集画面の下部にある「このファイルを削除」はファイルそのものを消すので、すでに受け取ったすべての方のマイページからも消えて開けなくなります（元に戻す画面はありません）。差し替えたいだけのときは、削除ではなく新しいファイルを登録して配り直すほうが安全です。